Poşta electronică sau e-mailul este una dintre cele mai eficiente modalități de a comunica de la distanţă, dar este şi una cu capcane. Care sunt punctele forte ale unui e-mail şi cum poţi evita eşecul în simpla comunicare prin intermediul acestuia?
Formulează un subiect clar şi direct
Importanţa e-mailului deseori este catalogată conform subiectului acestuia. Alege unul care vorbeşte direct despre informaţia oferită în cadrul scrisorii. Exemplele bune de subiect pot fi „Data întâlnirii schimbată”, „Întrebare rapidă despre prezentarea dvs.” sau „Sugestii pentru propunere”.
Creează-ţi o adresă de e-mail profesională
Evită folosirea poreclelor, cuvintelor necenzurate sau a numelor neîţelese. Trebuie să ai întotdeauna o adresă de e-mail care include numele tău, astfel destinatarul va ști exact cine trimite e-mailul.
Ai grijă când tastezi „Răspunde tuturor”
„Reply all” îţi poate juca festa, deoarece nimeni nu vrea să citească e-mailuri de la 20 de persoane care nu au nimic de-a face cu ele. Dacă faci această greşeală, rişti să îţi fie ignorate viitoarele e-mailuri, deoarece vor fi tratate ca spamuri.
Foloseşte formulele de salut profesionale
Nu utiliza expresii cum ar fi: „Hei, băieți”, „Yo” sau „Neaţa”. De asemenea, evită prescurtarea numelui persoanei cu care comunici. Chiar dacă aveţi relaţii deschise, poşta electronică preferă numele complet.
Ai grijă cum foloseşti semnele de punctuaţie
Dacă alegi să utilizezi un semn de exclamare, foloseşte doar unul pentru a transmite starea de entuziasm, dacă exagerezi, poţi să pari imatur. Verifică şi folosirea virgulelor, cratimilor înainte de a tirmite scrisoarea. Conform Business Insider, acest punct poate face o schimbare radicală în viitoarea colaborare cu destinătarul
Răspunde la toate scrisorile
Chiar şi în cazul în care e-mailul nu ţi-a fost adresat ţie, este politicos să răspunzi, zicând că a fost comisă o greşeală.
Verifică documentele ataşate
Uneori documentele pot fi încurcate, iar pentru a evita confuzii, verifică din nou dacă poza, video, pagina ataşată la scrisoare este acea necesară. De asemenea, nu uita să incluzi documentul, daca ai menţionat despre aceasta în scrisoare.
Scrie adresa de e-mail a destinătarului la sfârşit
Pentru a evita trimiterea prematură a mesajului, înscrie destinătarul abia după ce ai scris întreaga scrisoare şi ai verificat posibilele greşeli comise.
Tehnologiile inovative ne permit o comunicare mult mai uşoară, dar totuşi ne pot şi împiedica transmiterea corectă a ideilor. Ţine cont de aceste reguli următoarea dată înainte de a apăsa „Trimite”.
Text: Liuba Țobenco
Preluat de la: Zugo.md